Когда диплом, подтверждающий ученую степень, утерян или утрачен по иной причине, допускается выпуск дубликата. Подобные дубликаты оформляются на бланках, аналогичных тем, которые используются для выдачи оригинала на момент оформления дубликата (вне зависимости от того, когда была присуждена степень). На бланке делается особая отметка в виде слова «Дубликат». Она ставится черной тушью или печатается на принтере с использованием черного тонера. Для отметки определено специальное место — верхний правый угол на оборотной стороне бланка. Затем в документ вносятся необходимые данные, соответствующие информации из аттестационного дела того, кому принадлежал утраченный диплом.
Перед созданием дубликата в Министерство отправляются такие документы как:
- заявление об утрате и необходимости выдачи дубликата, где объясняются причины утраты;
- копия утраченного документа (если она существует);
- документ из отдела внутренних дел (иного учреждения МВД), подтверждающий утрату.
Дубликаты докторских дипломов подтверждаются подписью Министра науки и высшего образования. Также право подписи может делегироваться заместителю Министра. Основанием для подписи является только решение Министерства. При проставлении подписи указывается должность подписывающего, а также ставится гербовая печать. Как и оригинал, дубликат подписывается черными чернилами, черной пастой шариковой ручки или черной тушью. Подпись Министра, печать Министерства, а также должность и ФИО Министра размещаются непосредственно под номером диплома.
Дубликаты кандидатского диплома визируются главой учреждения, создавшего диссертационный совет, принимавшего защиту кандидатской. Подпись в дубликате подтверждается гербовой печатью организации. Подпись должна быть проставлена черными чернилами, допускается использование черной пасты шариковой ручки или туши черного цвета. Обязательно указывается ФИО подписывающего руководителя. Автограф Министра и гербовая печать размещаются под строкой с указанием отрасли науки, в которой присуждалась степень. В случаях ликвидации организации, документ подписывает заместитель Министра. Поручение подписать документ даёт лично Министр. На такой дубликат проставляется гербовая печать Минобрнауки.
